Tổng quan về Quản lý Hồ sơ – Danh sách

Quản lý Hồ sơ, hoặc  Danh sách , giúp bạn quản lý dữ liệu dựa trên bản ghi. Danh mục của nhà cung cấp, danh mục sản phẩm, các khoản mục chi phí, v.v.

Khả năng:

  • xây dựng các trường dữ liệu cho bất kỳ loại đối tượng nào, bao gồm các tệp;
  • truy cập cài đặt cho từng danh sách;
  • bộ lọc, sắp xếp, hiển thị cột, chỉnh sửa nhóm, dễ dàng gán quyền truy cập, xuất, v.v.
  • có thể thực hiện bất kỳ cấu trúc phân cấp nào để lưu trữ các đối tượng;
  • không giới hạn số lượng danh sách;
  • danh sách trong nhóm làm việc;
  • tích hợp các  quy trình kinh doanh ; Ví dụ thực tế về Quản lý hồ sơ với quy trình kinh doanh trong Bitrix24 .

Danh sách chỉ có sẵn cho người đăng ký gói Professional.

Tạo danh sách #

Chuyển đến phần Nhân viên> Danh sách . Nhấp vào  nút Tạo Mới màu xanh lục  để tạo danh sách mới:

Biểu mẫu Danh sách Mới bao gồm ba phần chính: 

  • Cài đặt: hiển thị cài đặt danh sách chung như tên danh sách, mô tả, sắp xếp và hình ảnh. Trường bắt buộc duy nhất trên trang này là tên Danh sách , các trường khác có thể không được điền:

Quan trọng:  Tùy chọn Bật Quy trình Công việc cho phép bạn chạy các  quy trình công việc  dựa trên danh sách này.

Tiêu đề: tiêu đề cho các phần và phần tử danh sách có thể được tùy chỉnh tại đây. Phần  Tiêu đề  hữu ích khi bạn cần đặt tên có ý nghĩa hơn đối với nội dung. Hãy xem xét ví dụ sau: khi bạn tạo danh sách các đối tác của công ty mình, bạn có thể đổi tên tiêu đề của các phần tử và hành động với họ:

  • Quyền truy cập: tại đây bạn có thể chọn người dùng, nhóm hoặc phòng ban và định cấu hình quyền truy cập cho họ – những người sẽ có thể đọc, chỉnh sửa danh sách hoặc sẽ có toàn quyền truy cập vào danh sách đó.

Rõ ràng, đây chỉ là những thông số chung nhất. Nhấp vào Lưu để tạo danh sách mới.

Tùy chỉnh  Danh sách #

Bước tiếp theo sau khi một danh sách mới đã được tạo, là định cấu hình các tùy chỉnh danh sách. Mở danh sách và chuyển đến Actions> Customizes Fields :

Tại trang tùy chỉnh danh sách, bạn sẽ tìm thấy trường mặc định duy nhất – Tên (bạn có thể chỉnh sửa nếu muốn). Sử dụng tab Thêm yếu tố để thêm các trường mới vào danh sách:

Các danh sách mới chỉ yêu cầu một tên danh sách

Các thông số sau có sẵn:

  • Sắp xếp : giá trị càng nhỏ, trường được định vị càng cao 
  • Bắt buộc : chỉ định rằng trường phải tồn tại (bạn sẽ không thể thêm các mục danh sách mới nếu trường này chưa được điền)
  • Nhiều : bạn có thể gán nhiều giá trị trường cho trường (khi được bật)
  • Loại : chỉ định loại giá trị được lưu trữ – danh sách, chuỗi, liên kết với người dùng, ngày, v.v.
  • Giá trị mặc định:  đặt nó thành giá trị được sử dụng thường xuyên nhất để người dùng không phải mất thời gian cung cấp nó nhiều lần.

Khi bạn chọn một loại trường danh sách, một tab mới sẽ tự động được tạo; mở nó để thêm các giá trị danh sách:

Để bỏ thêm tùy chọn danh sách dùng tùy chọn Back To List để quay lại:

Thêm các mục danh sách mới #

Sau khi các trường & cài đặt danh sách được định cấu hình, bạn có thể bắt đầu thêm “new List elements & sections:

Thật dễ dàng để thêm các phần mới – chỉ cần nhấp vào Thêm Phần và điền vào tên phần. 

Để thêm phần tử danh sách mới, hãy nhấp vào Thêm phần tử (trong ví dụ của chúng tôi, tiêu đề Thêm phần tử đã được thay thế thành Thêm đối tác). Biểu mẫu phần tử danh sách mới sẽ hiển thị các trường bạn đã định cấu hình cho danh sách này, tab Phần (được đổi tên thành Khu vực là ví dụ của chúng tôi), Quy trình nghiệp vụ & Quyền truy cập. 

Chuyển đến tab Phần để chọn phần cho mục danh sách này (nếu cần):

Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem Hiển thị Phần (Show Section) để điều hướng dễ dàng hơn:

Đây là cách nó trông như thế nào khi tùy chọn Hiển thị Phần (Show Section) được  bật:

Danh Sách Các Thuộc Tính (List Grid) #

Danh sách thuộc tính phản ánh các trường bạn đã định cấu hình cho danh sách. Bạn có thể đặt trường nào sẽ được hiển thị trong Lưới với sự trợ giúp của biểu tượng Cài đặt nằm ở góc trên cùng bên trái phía trên danh sách:

Chọn các trường bạn muốn xem trong Lưới danh sách và nhấp vào Áp dụng. 

Sử dụng tùy chọn Apply For All Users để lưu cấu hình List Grid cho tất cả người dùng tài khoản. 

Để đặt lại cài đặt, hãy sử dụng tùy chọn Mặc định .

Bộ lọc danh sách & Tìm kiếm (List Filter & Search) #

Để dễ dàng điều hướng giữa các mục trong danh sách, hãy sử dụng Bộ lọc thông minh nằm phía trên danh sách:

Bạn có thể thêm các trường danh sách vào tiện ích bộ lọc với sự trợ giúp của tab Thêm . Đặt giá trị trường và nhấp vào Tìm kiếm . 

Nếu bạn muốn lưu cấu hình bộ lọc cho tất cả người dùng tài khoản, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt bên trong bộ lọc và sử dụng tùy chọn Áp dụng cho Tất cả Người dùng .

Bạn có thể sử dụng đồng thời cả bộ lọc và tìm kiếm thông minh để lưu trữ kết quả tìm kiếm tốt nhất:

Xuất Danh Sách (Export List) #

Bạn có thể xuất danh sách của mình sang Excel. Để làm điều đó, hãy mở danh sách, đi tới Tác vụ> Xuất sang Excel :

Kim Quy Tech

Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Công Nghệ Kim Quy
Địa chỉ: Lô 01/9B khu công nghiệp quận Hoàng Mai, phường Hoàng Văn Thụ, quận Hoàng Mai, Hà Nội

Dịch vụ

Web Service

CRM Bitrix24

SMS Brandname

Thiết kế thương hiệu

Chính sách

Chính sách bảo mật

Điều khoản dịch vụ

Chính sách hợp tác

tuyển dụng

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106516154 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 18/04/2014.
© 2014 - 2021 - Bản quyền của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Công Nghệ Kim Quy - Kimquy.com.vn, Jsc. Giúp khách hàng kinh hoanh hiệu quả.