Quyền truy cập trong CRM

Người dùng Bitrix24 có thể được cấp quyền truy cập khác nhau vào dữ liệu CRM dựa trên các quyền truy cập đã định cấu hình.

Tùy chọn này có sẵn cho gói Bitrix24 phiên bản CRM +, Standard và Professional.

Có thể đặt cấp độ truy cập cho:

  • Khách hàng tiềm năng
  • Danh sách liên hệ
  • Công ty
  • Giao dịch/thỏa thuận
  • Báo giá
  • Hoá đơn
  • Biểu mẫu CRM
  • Tiện ích trang web

Quyền truy cập Bitrix24 CRM hiện không cho phép định cấu hình quyền truy cập của người dùng vào Danh mục sản phẩm. Theo mặc định, chỉ quản trị viên tài khoản Bitrix24 mới có thể thêm sản phẩm vào danh mục.

Có một số cấp độ truy cập:

  • Quyền truy cập bị từ chối
  • Cá nhân
  • Cá nhân và bộ phận
  • Cá nhân, bộ phận và phân khu
  • Tất cả đều mở
  • Tất cả

Xin lưu ý rằng bạn có thể cấp \ từ chối quyền truy cập vào toàn bộ bản ghi CRM, nhưng không thể cấp/từ chối quyền truy cập đến các bộ phận của nó. Ví dụ: nếu bạn cấp quyền truy cập cho khách hàng tiềm năng – tất cả dữ liệu liên quan sẽ có thể truy cập được, bao gồm hoạt động của khách hàng tiềm năng, tin nhắn, v.v. Bạn sẽ không thể cấp \ từ chối quyền truy cập vào hoạt động của khách hàng tiềm năng hoặc các lĩnh vực cụ thể.

Quyền truy cập phải được định cấu hình cho từng hành động riêng lẻ:

  • Đọc
  • Thêm
  • Cập nhật
  • Xóa
  • Xuất
  • Nhập

Xin lưu ý rằng hệ thống cấp quyền truy cập do quy tắc sau: nếu người dùng được giao nhiều vai trò khác nhau (ví dụ: thuộc cả nhóm làm việc và một bộ phận được cấp các vai trò khác nhau), người dùng sẽ luôn được cấp quyền truy cập ở mức cao nhất được phép bởi các vai trò khác nhau.

Cách định cấu hình #

Mở CRM> Thêm (More) > Cài đặt (Settings) > Quyền (Permissions) > Quyền truy cập (Access Permissions).

Tại trang Quyền truy cập, bạn có thể chọn người dùng và nhóm với sự trợ giúp của Thêm quyền truy cập (Add Access Permissions) và gán Vai trò truy cập (Access roles). Nhấp vào Thêm (Add) để thêm vai trò mới hoặc nhấp vào Chỉnh sửa (Edit) để định cấu hình vai trò hiện có.

Tại trang Quản lý vai trò, đặt cấp truy cập cho từng hành động với từng loại bản ghi CRM. Biểu mẫu web CRM và quyền truy cập tiện ích con của trang web cũng được định cấu hình tại đây.

Xin lưu ý rằng quyền truy cập có thể được định cấu hình cho từng trạng thái khách hàng tiềm năng, giai đoạn giao dịch và Pipeline riêng lẻ. Nhấp vào biểu tượng + để bỏ cuộn chúng:

Cấp độ truy cập khác với những gì tôi đã đặt #

Nếu bạn đã định cấu hình quyền truy cập cho nhân viên của mình trong CRM> Cài đặt (Settings) > Quyền truy cập (Access Permissions), nhưng cấp độ truy cập của nhân viên khác với những gì bạn đã đặt (ví dụ: người dùng nhìn thấy những gì họ không thể thấy) – có thể người dùng cũng được liệt kê là thành viên nhóm hoặc bộ phận và trong Quyền truy cập của bộ phận này.

Ví dụ: Công ty của tôi: Nhóm nhân viên có quyền truy cập đầy đủ quản trị viên khi cá nhân nhân viên có quyền truy cập hạn chế theo vai trò. Trong trường hợp này, chúng tôi giải quyết xung đột quyền truy cập.

Xin lưu ý rằng hệ thống cấp quyền truy cập do quy tắc sau trong các trường hợp như vậy: nếu người dùng được giao nhiều vai trò khác nhau (ví dụ: thuộc cả hai nhóm làm việc và một bộ phận được cấp các vai trò khác nhau), người dùng sẽ luôn được cấp quyền truy cập cao nhất được phép theo các vai trò khác nhau.

Quyền truy cập dành cho nhóm bán hàng #

Nếu bạn có một số nhóm bán hàng làm việc độc lập, bạn có thể định cấu hình quyền truy cập để mỗi nhóm chỉ có quyền truy cập vào hồ sơ nhóm riêng. Nói cách khác, một nhóm sẽ không có quyền truy cập vào ghi chú của nhóm khác.

Danh mục sản phẩm Bitrix24 chung cho tất cả các nhóm bán hàng và người quản lý của cùng một tài khoản Bitrix24.

Dưới đây là cách định cấu hình quyền truy cập cho nhóm bán hàng:

  • Đi tới CRM> Cài đặt> Quyền> Quyền truy cập (CRM > Settings > Permissions> Access Permissions) và nhấp vào Thêm vai trò (Add role).
  • Đặt cấp độ truy cập Cá nhân & bộ phận (Personal & department) (hoặc Cá nhân, bộ phận & bộ phận phụ (Personal, department & sub departments)) cho những thực thể CRM mà bạn muốn giới hạn quyền truy cập. Hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra các giai đoạn giao dịch cũng như trạng thái khách hàng tiềm năng (nhấp vào + để bỏ đăng ký). Lưu (Save).
  • Nhấp vào Thêm quyền truy cập (Add Access Permissions), chọn người dùng và đặt vai trò (bạn vừa tạo) cho họ.

Người giám sát của nhóm bán hàng có thể được giao một vai trò khác. Để làm được điều đó, bạn cần tạo một vai trò khác và đặt tên là Giám sát bán hàng.

Ví dụ: nhân viên bán hàng đơn giản có thể có “Truy cập đọc = cá nhân và phòng ban”, nhưng “Truy cập chỉnh sửa = Cá nhân”, có nghĩa là người dùng này có thể xem tất cả nhóm bán hàng bản ghi, nhưng chỉ chỉnh sửa những bản ghi riêng. Người giám sát đội bán hàng có thể được cấp quyền mở rộng. Ví dụ: trưởng nhóm bán hàng có thể có hồ sơ “Chỉnh sửa và Xóa = Cá nhân và Bộ phận” và “Xem = Tất cả”. Trong trường hợp này, người giám sát nhóm bán hàng sẽ có thể xem tất cả hồ sơ của tất cả các nhóm, nhưng hãy thêm chỉ chỉnh sửa những thông tin của bộ phận riêng.

Ai có thể truy cập Cài đặt CRM #

Theo mặc định, chỉ quản trị viên Bitrix24 mới có quyền truy cập vào danh sách đầy đủ của Bitrix24 Cài đặt CRM (CRM Settings). Tuy nhiên, họ cũng có thể dễ dàng cấp cho người dùng CRM quyền truy cập vào Cài đặt CRM tại trang Quyền truy cập. Xin lưu ý rằng quyền truy cập đó chỉ mở cài đặt cho mô-đun CRM, không cho các tính năng khác của Bitrix24.

Quyền truy cập này phải được cấp cho Vai trò quyền truy cập cụ thể ( CRM> Cài đặt> Quyền> Quyền truy cập> mở tùy chọn Vai trò> bật Người dùng có thể chỉnh sửa Cài đặt (CRM > Settings > Permissions > Access Permissions > open Role > enable option User can edit Settings).

Có sẵn cho tất cả các tùy chọn #

Có sẵn cho tất cả tùy chọn có thể được bật trong bản ghi CRM biểu mẫu và được hệ thống sử dụng cho quyền truy cập được đặt là “Tất cả đều mở“. Điều đó có nghĩa là: nếu đại lý bán hàng có quyền truy cập cho khách hàng tiềm năng Đọc = All open, đại lý sẽ thấy tất cả các khách hàng tiềm năng với tùy chọn này được kích hoạt. So với Truy cập = All, tùy chọn Tất cả mở (All open) này cho phép giới hạn tính khả dụng đối với những bản ghi đó khi một người có trách nhiệm đã cho phép truy cập (kích hoạt Khả dụng cho tất cả tùy chọn).

Quyền truy cập khi người dùng được di chuyển giữa các phòng ban #

Có những tình huống khi cơ cấu công ty của bạn thay đổi do nhiều lý do khác nhau, ví dụ như một trưởng bộ phận mới được bổ nhiệm, hoặc một nhân viên được chuyển từ văn phòng này sang văn phòng khác. Trong những trường hợp như vậy, câu hỏi là làm thế nào để định cấu hình chính xác quyền truy cập CRM.

 Picture3.png

Giải pháp khá đơn giản: để các quyền truy cập mới hoạt động chính xác, bạn cần phải -gán tất cả các bản ghi CRM cũ (đã được tạo trước khi có những thay đổi về cấu trúc trong công ty) cho cùng một người dùng chịu trách nhiệm trước đó qua Chọn Hành động (Action) > Chỉ định người chịu trách nhiệm mới hoặc bạn có thể áp dụng tùy chọn “Đặt ở chế độ công khai”.

Hoàn tất! Sau đó, quyền truy cập sẽ được làm mới và tất cả các mục CRM cũ & mới sẽ có sẵn cho người dùng đã chọn.

Kim Quy Tech

Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Công Nghệ Kim Quy
Địa chỉ: Lô 01/9B khu công nghiệp quận Hoàng Mai, phường Hoàng Văn Thụ, quận Hoàng Mai, Hà Nội

Dịch vụ

Web Service

CRM Bitrix24

SMS Brandname

Thiết kế thương hiệu

Chính sách

Chính sách bảo mật

Điều khoản dịch vụ

Chính sách hợp tác

tuyển dụng

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106516154 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 18/04/2014.
© 2014 - 2021 - Bản quyền của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Công Nghệ Kim Quy - Kimquy.com.vn, Jsc. Giúp khách hàng kinh hoanh hiệu quả.