Làm việc với các tác vụ

Làm việc với các tác vụ

Chế độ xem Tác vụ #

Chuyển đổi giữa các chế độ xem tác vụ có sẵn: Danh sách đơn giản, Bảng Kanban Công cụ lập kế hoạch  hoặc Biểu đồ Gantt .

Chế độ xem tác vụ nào dành cho:

  • Danh sách – chế độ xem danh sách đơn giản của các tác vụ
  • Kanban – các bảng tác vụ có thể tùy chỉnh cho các dự án (nhóm làm việc)
  • Công cụ lập kế hoạch – bảng tác vụ có thể tùy chỉnh riêng lẻ
  • Biểu đồ Gantt – biểu đồ thanh minh họa lịch trình dự án (tác vụ thời lượng , thời hạn, sự phụ thuộc) 

Lưới danh sách công việc #

Khi bạn mở danh sách công việc lần đầu tiên, bạn sẽ thấy các bộ lọc và quầy phía trên danh sách. Những công cụ này sẽ giúp điều hướng giữa các tác vụ. Danh sách tác vụ hiển thị cả hai tác vụ dự án (nhấp vào biểu tượng +/- để hiển thị \ ẩn nhiệm vụ dự án) và những cái độc lập. Bảng tác vụ phía trên sẽ giúp điều hướng giữa các tác vụ tùy thuộc vào vai trò của bạn trong tác vụ:

  • Đang thực hiện  – tác vụ của bạn
  • Hỗ trợ – vai trò tác vụ của bạn là người tham gia
  • Do tôi đặt ra – bạn là người tạo tác vụ
  • Đang theo dõi – bạn là người quan sát công việc
  • Yêu thích – các công việc bạn đã đánh dấu là yêu thích
  • Tất cả *  – hiển thị tất cả các công việc bạn có quyền truy cập vào (dành cho quản trị viên tài khoản – bật Chế độ quản trị trong Hồ sơ của bạn để xem tất cả các tác vụ tài khoản)
  • Tính khả dụng – hiển thị cho người dùng sự tham gia vào các tác vụ
  • Dự án – các dự án chung biểu đồ với các bộ đếm công việc
  • * Chỉ quản trị viên tài khoản Bitrix24  mới có quyền truy cập vào tất cả các tác vụ:
    • kích hoạt Chế độ quản trị từ tùy chọn trang Hồ sơ của tôi
    • chuyển đến Công việc >  Tất cả công việc
    • mở bộ lọc > thêm bộ lọc thông số công việc
    • đặt tham số công việc là Hiển thị các công việc mà tôi không tham gia.Trường phòng chỉ có quyền truy cập vào các tác vụ cấp dưới. Tất cả những người dùng khác đều có quyền truy cập vào các công việc hoặc tác vụ riêng  họ có liên quan.Để điều hướng giữa các chi tiết công việc trong chế độ xem danh sách công việc, bạn có thể cuộn trang theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc. Để thay đổi cách sắp xếp cột, hãy nhấp vào tên cột. Để thay đổi thứ tự cột, chỉ cần kéo và thả tên cột.Có thể tùy chỉnh lưới danh sách tác vụ: nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc bên trái phía trên danh sách để mở trình hướng dẫn Chế độ xem danh sách:Trang Cài đặt chế độ xem danh sách hiển thị tất cả chi tiết tác vụ có sẵn mà bạn có thể thêm hoặc bớt khỏi các cột của Danh sách Tác vụ. Sử dụng tùy chọn Áp dụng cho tất cả người dùng để lưu cấu hình chế độ xem Danh sách cho tất cả người dùng tài khoản.Bộ lọc Tác vụ và Tìm kiếm thông minhTiện ích bộ lọc Tác vụ bao gồm:
    • Bộ lọc truy cập nhanh: được đặt ở  phía bên trái, chẳng hạn như Đã hoàn thành, Bị hoãn, Quá hạn , v.v. Bạn có thể ghim bất kỳ bộ lọc mặc định nào (tác vụ bộ lọc sẽ được áp dụng cho danh sách  tự động mỗi khi bạn mở tác vụ) hoặc thêm bộ lọc của riêng bạn vào bảng điều khiển bên trái (định cấu hình điều kiện bộ lọc và áp dụng tùy chọn Lưu bộ lọc ).
    • Điều kiện bộ lọc : được đặt ở phía bên phải. Để thêm các điều kiện khác để lọc, hãy nhấp vào Thêm trường bên dưới danh sách điều kiện và bật \ tắt các điều kiện tác vụ (trường).
    • Cài đặt bộ lọc : cho phép sắp xếp lại (kéo và thả) các bộ lọc truy cập nhanh và các trường điều kiện lọc, ghim, chỉnh sửa hoặc xóa bộ lọc, Áp dụng cho tất cả người dùng – lưu cấu hình bộ lọc cho tất cả người dùng tài khoản.Bạn có thể sử dụng cả bộ lọc và kết hợp tìm kiếm từ khóa để đạt được kết quả tìm kiếm tốt nhất.Hành động với Tác vụNhấp vào biểu tượng cài đặt bên cạnh tên tác vụ để mở trình đơn tùy chọn tác vụ: xem, chỉnh sửa, tạo tác vụ phụ, hoàn thành, tạm dừng, hoãn lại, v.v.Nếu bạn cần áp dụng một hành động cho một nhóm tác vụ, hãy chọn tác vụ hoặc sử dụng tùy chọn Cho tất cả (nằm bên dưới danh sách tác vụ) – để áp dụng nó cho tất cả các tác vụ (có tính đến các điều kiện bộ lọc đang hoạt động ở trên) và mở menu Chọn Hành động bên dưới danh sách. Chọn hành động và nhấp vào Áp dụng. Đọc thêm tại đây .Xuất tác vụCó thể xuất danh sách tác vụ  sang Excel hoặc Outlook . Nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc bên phải phía trên danh sách và tìm tùy chọn Xuất danh sách .Xuất tác vụ chỉ bao gồm chi tiết tác vụ, các thảo luận về tác vụ sẽ không được xuất.Cài đặt danh sách tác vụNhư được hiển thị trên hình trên, tác vụ danh sách Menu Cài đặt mở ra:
    • Xuất tác vụ – xuất công việc sang Excel hoặc Outlook
    • Nhiệm vụ nhóm – cho phép tác vụ phụ chế độ xem nhóm
    • Theo Nhóm – cho phép chế độ xem nhiệm vụ được chia thành các nhóm
    • Sắp xếp  – chọn cột để áp dụng sắp xếp choTác vụ nhanhĐôi khi bạn cần nhanh chóng thêm một loạt tác vụ mới, đó là khi biểu mẫu tác vụ nhanh trở nên hữu ích. Biểu mẫu chỉ có một số trường quan trọng mà bạn có thể cần điền:
    • tên tác vụ
    • thời hạn
    • người chịu trách nhiệm
    • dự án
    • mô tảMẫu tác vụMẫu công việc là một biểu mẫu công việc đặt trước được sử dụng để tự động tạo các tác vụ mới dựa trên các điều kiện của mẫu.Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo một mẫu cho một tác vụ mà bạn định sử dụng lại nó trong tương lai. Nếu bạn làm việc với các tác vụ định kỳ thì đây là lúc các mẫu có ích: bạn có thể tạo mẫu cho một tác vụ và làm cho nó lặp lại trong một tần suất đã định (hàng ngày, hàng tháng, v.v.).Tác vụ với các mẫu tác vụ phụ cũng có sẵn. Đọc thêm về cách làm việc với các mẫu nhiệm vụ tại đây .Vai trò trong tác vụCó bốn vai trò trong tác vụ: Người chịu trách nhiệm, Do người tạo, Người tham gia, Người quan sát.
    • Người có trách nhiệm – người sẽ thực hiện một tác vụ và sẽ chịu trách nhiệm về việc triển khai.
    • Được tạo bởi – người đã tạo ra tác vụ. Ngoài ra, người dùng này xác nhận rằng tác
    • Người tham gia – những người dùng có thể giúp Người chịu trách nhiệm hoàn thành tác vụ nếu cần. Họ có thể thực hiện các hành động tương tự như người chịu trách nhiệm.
    • Người quan sát – người dùng có thể quan sát công việc trong tác vụ, để lại nhận xét, nhận thông báo nhưng không thể tham gia vào thực hiện tác vụ này. Các vai trò Người quan sát và Người tham gia có sẵn cho gói thương mại chỉ dành cho người đăng ký.