Các mẫu tài liệu (Documents templates)

Các mẫu tài liệu (Documents templates)

Tùy chọn này chỉ dành cho người đăng ký gói Start +, CRM +, Standard và Professional .

Khi tạo tài liệu trong CRM , bạn có thể chọn mẫu mặc định hoặc thêm mẫu mới.

doctemplate1.png

Nhấp vào Thêm mẫu mới để truy cập danh sách các mẫu có sẵn.

doctemplate2.png

Danh sách chứa thông tin ngắn gọn về từng mẫu.

doctemplate3.png

Cài đặt mẫu #

Để chỉnh sửa cài đặt mẫu, hãy nhấp vào Chỉnh sửa .

doctemplate4.png

Trước hết, hãy chỉ định tên của mẫu và xác định xem nó có đang hoạt động hay không.

doctemplate5.png

Tiếp theo, xác định các phần CRM mà mẫu liên kết. Trong ví dụ này, mẫu hóa đơn chỉ có thể được sử dụng cho các thỏa thuận.

doctemplate6.png

Sau đó, chọn người dùng mẫu. Ví dụ: chỉ Phòng kinh doanh mới có thể sử dụng mẫu này.

doctemplate7.png

Đừng quên thêm chính bạn vào danh sách người dùng mẫu nếu bạn muốn có quyền truy cập vào nó.

Chọn quốc gia mà mẫu này bị ràng buộc.

doctemplate8.png

Bước cuối cùng là chọn mẫu đánh số tự động. Đánh số tự động là quy tắc tự động đánh số tài liệu trong Bitrix24 CRM.

doctemplate9.png

Cài đặt các mẫu tài liệu bổ sung #

Bạn có thể cài đặt các mẫu tài liệu bổ sung – mở danh sách mẫu và nhấp vào nút bánh răng cưa> Tải mẫu từ thư viện> chọn quốc gia.

 doctemplate10.png

Có rất nhiều mẫu tài liệu dành cho các quốc gia khác nhau.

doctemplate11.png

Ví dụ: sử dụng bộ lọc để truy cập các mẫu tài liệu tiếng Đức.

 làm ctemplate12.png

Cài đặt mẫu” Xác nhận đơn hàng (Đức) “.

doctemplate13.png

Bây giờ là mẫu này rất tốt!

doctemplate14.png

Chỉnh sửa và tạo mẫu #

Các mẫu được lưu dưới dạng tệp docx , vì vậy bạn có thể dễ dàng tải xuống và chỉnh sửa chúng.

Tải xuống mẫu.

doctemplate15.png

Mở tệp docx đã tải xuống.

doctemplate16.png

Chỉnh sửa tệp này như bạn muốn. Ví dụ: hãy xóa bảng ở trên cùng và thay thế bằng tên công ty của bạn.

 doctemplate17.png

Tải mẫu đã chỉnh sửa lên Bitrix24.

doctemplate18.png

Định cấu hình cài đặt mẫu.

doctemplate19.png

Hãy tạo tài liệu mới bằng mẫu này.

doctemplate20.png

Vậy là xong! Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu tài liệu theo nhu cầu của riêng mình.

doctemplate21.png

Mã tượng trưng #

Các mẫu bao gồm các mã tượng trưng khác nhau được sử dụng thay vì các dữ liệu khác nhau.

Mở danh sách các mẫu và nhấp vào nút bánh răng cưa> Trường (Fields) .

 doctemplate22.png

Tất cả các mã biểu tượng và ý nghĩa của chúng đều được liệt kê ở đó.

doctemplate23.png

Làm cách nào để thêm dấu, chữ ký hoặc biểu trưng của công ty vào mẫu tài liệu? #

Hầu hết các tài liệu chính thức đều yêu cầu dấu hoặc chữ ký của công ty.

Bạn có thể thêm bất kỳ cái nào trong số đó vào mẫu tài liệu.

Nó hoạt động như thế nào trong LibreOffice #

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng bộ ứng dụng văn phòng miễn phí LibreOffice cho công việc chính xác của các mẫu tài liệu .

Hãy thêm một vị trí cho con dấu vào mẫu tài liệu.

Dán bất kỳ hình ảnh nào vào mẫu tài liệu, đặt kích thước và vị trí của nó.

tem1.png

Bitrix24 sẽ thay thế hình ảnh này bằng dấu công ty của bạn.

Nhấp chuột phải vào hình ảnh này và nhấp vào Thuộc tính .

tem2.png

Nhấp vào Tùy chọn và dán {MyCompanyUfStamp} vào trường Tên .

tem3.png

Đã xong! Bây giờ chỉ cần tải mẫu tài liệu này lên Bitrix24.

tem4.png

Bạn có thể thêm biểu trưng công ty của mình vào mẫu tài liệu theo cách tương tự. Chỉ cần dán {MyCompanyUfLogo} vào thuộc tính hình ảnh như cách nó được hiển thị trước đó.

 tem5.png

Nó hoạt động như thế nào trong Microsoft Word #

Dán bất kỳ hình ảnh nào vào mẫu tài liệu, đặt kích thước và vị trí của nó. Nhấp chuột phải vào hình ảnh này >  Định dạng ảnh> Văn bản thay thế > dán {MyCompanyUfStamp} vào trường Tiêu đề để thêm dấu công ty hoặc {MyCompanyUfLogo} để thêm biểu trưng công ty.

Cách thực hiện nó có hoạt động trong Google Documents không #

Dán bất kỳ hình ảnh nào vào mẫu tài liệu, đặt kích thước và vị trí của nó. Nhấp chuột phải vào hình ảnh này > nhấp vào Văn bản thay thế >; dán {MyCompanyUfStamp} vào trường Mô tả để thêm dấu công ty hoặc {MyCompanyUfLogo} để thêm biểu trưng công ty.

Cách thực hiện để thêm danh sách liên hệ, sản phẩm hoặc thuế vào mẫu tài liệu? #

Nếu bạn cần thêm danh sách sản phẩm vào mẫu tài liệu, có hai cách để làm điều đó.

Cách đầu tiên là thêm một danh sách sản phẩm đơn giản.

Trong trường hợp này, bạn cần chỉ định phần đầu và phần cuối của khối bằng cách sử dụng {PRODUCTS.BLOCK_START} và { Thông số PRODUCTS.BLOCK_END} .

Hãy thêm thông tin chung về sản phẩm (tên, số lượng và giá cả) vào khối này:

 templateprod2.png

Bitrix24 sẽ tự động sử dụng khối này cho tất cả các sản phẩm trong danh sách.

Có thể thêm thuế và địa chỉ liên hệ theo cách tương tự.

Sử dụng {TAXES.BLOCK_START} an d {TAXES.BLOCK_END} để chỉ định phần đầu và phần cuối của khối thuế.

Sử dụng {CONTACTS.BLOCK_START} và { CONTACTS.BLOCK_END} để chỉ định phần đầu và phần cuối của khối danh bạ.

Tùy chọn thứ hai là thêm một bảng có danh sách sản phẩm.

templateprod1.png

Bitrix24 sẽ tự động thêm tất cả các sản phẩm từ danh sách vào bảng.

 templateprod3.png

Tại sao phông chữ của một số trường khác với phông chữ của mẫu tài liệu? #

Bạn có thể sử dụng định dạng html khi thêm giá trị của một số trường trong Bitrix24, chẳng hạn như mô tả sản phẩm:

 template1.png

Trong trường hợp này, phông chữ của mô tả sản phẩm có thể khác với phông chữ của mẫu. Lý do là Bitrix24 sử dụng kiểu mặc định của mẫu cho văn bản có định dạng html.

Để hiển thị chính xác văn bản như vậy, bạn cần chỉnh sửa các kiểu mặc định này.

Cách thực hiện trong Microsoft Word? #

Trong phần Kiểu , nhấp chuột phải vào Bình thường >  nhấp vào Sửa đổi :

template2.png

Chọn phông chữ, kiểu và kích thước chính xác trong phần Định dạng :

template3.png

Làm cách nào để thực hiện điều đó trong LibreOffice? #

Trong danh sách kiểu, chọn Nội dung văn bản> Chỉnh sửa kiểu :

 template4.png

Trong tab Phông chữ , chọn phông chữ, kiểu và kích thước chính xác:

 template5.png

Bài viết được đề xuất